Organisation
Zur Organisation gehört für uns der gesamte Ablauf von A-Z:
Konzeption
Vorschlag/Konzept
- Re-Briefing
- Recherche und verbindliche Option mit Fristen
- Hotelanfrage
(Prüfung Eignung und Machbarkeit, Auswahl nach Pharma-Kodex) - Anreiselogistik, Programmpunkte
- Kalkulation und Angebot
Konzeption individueller Programmpunkte unter Berücksichtigung des Pharma-Kodex
- z.B. individueller Themen Abend (Dramaturgie, Regie, Künstler; Technik, etc.)
Teilnehmermanagement
- Einladungsschreiben
- Anmeldebogen und Bearbeitung der Responder
- Erstellung TN-Listen
- Bestätigungsschreiben an TN
- Vorschläge für Welcome Präsent
- ggfs. telefonische Nachfassaktion
- ggfs. Kostenerstattung an TN
- Hotelreservierung & VIP Service für Referenten
Reiseorganisation
- Ticketing und ggf. Umbuchung
Registrierung am Kongress
- Abstimmung mit Kongress-Sekretariat
- Durchführung der individuellen Registrierung (Abfrage notwendiger Informationen über Anmeldebogen)
- Gruppenregistrierung der Teilnehmer am Kongress und Abholung der Kongressunterlagen
Organisation und Durchführung
Veranstaltungsorganisation und Durchführung
- Detailplanung und Umsetzung (inkl. kpl. Logistik, Dekoration, F & B, Abstimmung mit allen Leistungsträgern, etc.)
- Verhandlung der günstigsten Preise und Buchung der Leistungen
- Verteilung des Tagungsunterlagen, bzw. Abholung vom Kongress, ggfs. Erstellung Tischpläne, Menükarten, etc.
- Projektleitung und regelmäßige Abstimmung mit dem Kunden
- Erstellung detaillierten Ablauf/Regieplan
- Abrechnung
Umsetzung individueller Programmpunkte unter Berücksichtung des Pharma-Kodex
- z.B. individueller Themen Abend (Dramaturgie, Regie, Künstler; Technik, etc.)
Rund-um Betreuung vor Ort durch erfahrenen Projektleiter
- fester Tagessatz pro Agenturmitarbeiter (unabhängig von Einsatzdauer und Wochentag)
Vorreise
Auf Wunsch bieten wir gerne noch folgende zusätzliche Leistungen an:
- Erstellung einer eigenen Website für die Veranstaltungen
- Online-Registrierung der Teilnehmer
- Technischer Support für Meetings und Symposien
- Einsatz von Infotainment / Edutainment
- Erstellung, Druck und Versand aller Kongressdrucksachen (Agenda, Namenschilder, Ausschilderungen usw)
- Herstellung von DVDs der jeweiligen Veranstaltung